ChatBotManager: AI chatbots για πολλά websites, από ένα backend

Μια agency στήνει και τρέχει AI chatbots για πολλούς πελάτες χωρίς νέο backend για τον καθένα. Κάθε site παίρνει το δικό του widget, απαντήσεις από τα δικά του έγγραφα και άνθρωπο στη συζήτηση όταν χρειαστεί.

δελτίο έργου

Κλάδος: SaaS, agency AI ops
Τι φτιάξαμε: Agency Control, Client Portal, website widget και κοινό multi-tenant backend
Πλατφόρμες: Web dashboards και embeddable widget
Τεχνολογίες: Next.js, React, TypeScript, Firebase, OpenAI, Pinecone

Το Agency Control του ChatBotManager: projects, leads, open jobs, AI active συνομιλίες, shared backend, πρόσφατες συνομιλίες και indexing jobs

Αποτέλεσμα

Πριν και μετά το ChatBotManager

πριν

Κάθε νέο chatbot ήταν νέο project: δικό του admin, δικό του deployment.
Πολλοί πελάτες και websites, μία ομάδα να τα παρακολουθεί όλα.
Γενικές απαντήσεις αντί για απαντήσεις από τα έγγραφα της επιχείρησης.
Όταν ο επισκέπτης μπερδευόταν, έπρεπε να μπει άνθρωπος χωρίς να χαθεί η συζήτηση.

Κάθε chatbot, από την αρχή.

μετά

Νέος πελάτης μπαίνει στο ίδιο backend: client, project, πηγές γνώσης, και το widget είναι έτοιμο.
Το AI απαντά από το knowledge base κάθε project: κείμενα, PDF, DOCX.
Η ομάδα του πελάτη βλέπει τις συνομιλίες live και απαντά η ίδια όταν χρειάζεται.
Κάθε project βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα.

Onboarding σε λεπτά, ίδια υποδομή για όλους.

Operator

Agency Control: η κονσόλα του operator

Περισσότερα sites, ίδια υποδομή, καθαρό ownership ανά πελάτη.

Η οθόνη Overview του Agency Control: μενού με Projects, Clients, Users, Sources, Conversations, Leads, Usage, Jobs, κάρτες με 5 projects, 1 lead, 0 open jobs, 100 AI active, Shared backend, και λίστες πρόσφατων συνομιλιών και indexing jobs — Agency Control: overview

τι δείχνει

Shared backend. Ένα Firebase backend για όλους τους πελάτες, με τα δεδομένα κάθε project χωριστά.
Μενού. Clients, projects, users, πηγές γνώσης, συνομιλίες, leads, usage και jobs.
Leads. Στοιχεία επαφής που μάζεψε το widget.
AI active. Πόσες συνομιλίες χειρίζεται αυτή τη στιγμή το AI.
Indexing jobs. Οι πηγές γνώσης που επεξεργάζεται το backend, με το αποτέλεσμα.

Πελάτης

Client Portal: η καθημερινή δουλειά

Η ομάδα του πελάτη δεν μπαίνει σε τεχνικό panel. Το AI δουλεύει 24/7 και η επιχείρηση κρατά τον έλεγχο όταν η συζήτηση γίνεται εμπορική ή ευαίσθητη.

Τα Εισερχόμενα συνομιλιών στην Πύλη Πελατών: φίλτρα αναζήτησης, κατάστασης και έργου, και συνομιλίες από PestLab, 12Cert, HaccPlab και ISO HACCP CERT με ετικέτες AI ενεργό και Νέο — Client Portal: εισερχόμενα συνομιλιών

πελάτες μας, στο ίδιο inbox

τι δείχνει

Φίλτρα. Αναζήτηση, κατάσταση, project και σειρά.
AI ενεργό. Ποιες συνομιλίες απαντά το AI και ποιες είναι νέες.
AI ή άνθρωπος. Η ομάδα αλλάζει το mode κάθε συνομιλίας και απαντά χειροκίνητα.
Τελευταίο μήνυμα. Τι απάντησε το bot, με μια ματιά.
Επαφές και αναλύσεις. Leads και analytics ανά project.

Widget

Branded, με έτοιμες ερωτήσεις, φόρμα στοιχείων και αναμονή για άνθρωπο όταν η συζήτηση περάσει στην ομάδα.

Μπαίνει στο site με ένα script tag και ένα public widget key. Φορτώνει τις ρυθμίσεις του από το backend, ξεκινά τη συζήτηση, μαζεύει στοιχεία και δείχνει τις απαντήσεις της ομάδας όταν αναλάβει άνθρωπος. Δεν έχει ποτέ πρόσβαση στα κλειδιά του OpenAI ή του Pinecone.

τι βλέπει ο επισκέπτης

Έτοιμες ερωτήσεις. Ο επισκέπτης ξεκινά με ένα πάτημα.
Μήνυμα. Το AI απαντά από τη γνώση του συγκεκριμένου project.
Αφήστε στοιχεία. Lead capture όταν χρειάζεται follow-up.

το chat αυτού του site τρέχει κι αυτό σε ChatBotManager

Αρχιτεκτονική

Πώς ρέουν τα δεδομένα

Monorepo με pnpm και Turborepo, Next.js dashboards, Vite widget και Firebase Functions v2. Όλη η λογική του AI τρέχει στο backend.

Αρχιτεκτονική ChatBotManager

η ροή

Ο operator δημιουργεί client και project και ορίζει allowed domains, branding και ρυθμίσεις AI.
Ανεβάζει πηγές γνώσης (κείμενο, PDF, DOCX). Το backend κάνει parse, chunk, embed και index στο Pinecone namespace του project.
Το site φορτώνει το widget με public key. Κάθε μήνυμα περνά από domain checks, conversation tokens και rate limits.
Το AI απαντά με retrieval πάνω στη γνώση του project. Transcripts, leads και usage γράφονται στο Firestore.
Η ομάδα του πελάτη παρακολουθεί live στο portal και κάνει takeover ή δίνει τη συζήτηση πίσω στο AI.

Ασφάλεια

Ασφάλεια και multi-tenancy

Κάθε project βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα.

ρόλοι

Role-based access

Εσωτερικοί ρόλοι (super, admin, staff) και ρόλοι πελάτη (admin, agent), με scope ανά client και project. Οι προνομιακές εγγραφές γίνονται μόνο μέσω callable Functions.

widget

Απομόνωση του widget

Το widget key είναι δημόσιο, αλλά το backend ελέγχει allowed domains, conversation token και rate limits. Κανένα credential δεν εκτίθεται.

δεδομένα

Tenant-safe data model

Project και client IDs σε κάθε εγγραφή, queries με απομόνωση και ξεχωριστό Pinecone namespace ανά project.

backend

Ένα backend, χωρίς μπέρδεμα

Ένα Functions backend για όλους τους πελάτες, χωρίς ξεχωριστό deploy, με συμπεριφορά ανά project από το Firestore.

Για agencies και όσους πουλούν AI υποστήριξη ως υπηρεσία: λιγότερη custom δουλειά ανά πελάτη, onboarding σε λεπτά, live παρακολούθηση και human handoff.

3
Εφαρμογές: admin, portal, widget: 1
Κοινό multi-tenant backend: 24/7
AI εξυπηρέτηση στο site

FrontendNext.js, TypeScript, Tailwind (Agency Control και Client Portal)
WidgetReact, TypeScript, Vite (IIFE embed bundle)
BackendFirebase Auth, Firestore, Storage, Hosting, Cloud Functions v2
AIOpenAI (chat και embeddings), Pinecone (vector retrieval)
Monorepopnpm workspaces και Turborepo, κοινά packages για types, UI, auth και chat-core