Επισκόπηση Project
Το ChatBotManager είναι μια multi-tenant πλατφόρμα που επιτρέπει σε μια agency (ή σε έναν operator) να δημιουργεί, να διαχειρίζεται και να λειτουργεί AI chatbots για πολλούς πελάτες από ένα κοινό backend, χωρίς ξεχωριστό stack ανά project.
Αντί για αποσπασματικά “ένα bot ανά site”, η λύση καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο: onboarding πελάτη, knowledge sources, embeddable website widget, live conversations, lead capture, human takeover και usage/ops visibility. Είναι product-grade σύστημα για πραγματική καθημερινή λειτουργία, όχι demo chatbot.
Το Πρόβλημα Που Λύνει
Οι επιχειρήσεις θέλουν AI υποστήριξη στο site τους, αλλά οι agencies και οι operators αντιμετωπίζουν το ίδιο bottleneck ξανά και ξανά: κάθε νέο chatbot γίνεται νέο custom project, με δικό του admin, δικό του deployment και δύσκολη κλιμάκωση.
- Πολλοί πελάτες, πολλά websites, μία ομάδα που πρέπει να τα εποπτεύει όλα.
- Ανάγκη για γρήγορο onboarding χωρίς νέο backend ανά project.
- AI που απαντά από πραγματικό knowledge base (PDF/κειμένα), όχι generic chat.
- Όταν ο επισκέπτης μπερδεύεται, πρέπει να μπαίνει άνθρωπος χωρίς να “σπάει” η συνομιλία.
- Καθαρό tenant isolation: κάθε project βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα.
Τι Παραδόθηκε
Η HigherHighLabs σχεδίασε και υλοποίησε πλήρες monorepo product με τρεις επιφάνειες χρήσης και ένα shared backend:
Apps (admin · portal · widget)
Shared multi-tenant backend
/7
AI εξυπηρέτηση στο site%
Human handoff readyAgency Control
Internal admin για clients, projects, users, sources, conversations, leads, usage και indexing jobs: η operational κονσόλα του operator.
Client Portal
Πύλη πελάτη για live inbox, φίλτρα συνομιλιών, AI/human mode, manual replies, επαφές και analytics ανά project.
Website Widget
Embeddable chat widget με public widget key, branded UI, quick prompts, lead capture και ασφαλή επικοινωνία μόνο μέσω backend.
Agency Control Panel
Το Agency Control είναι η εσωτερική επιφάνεια του operator. Από εκεί δημιουργούνται πελάτες και projects, ορίζονται roles, προστίθενται knowledge sources, παρακολουθούνται indexing jobs και υπάρχει cross-project εικόνα για conversations, leads και usage.
Το backend είναι κοινό, αλλά τα δεδομένα κάθε project παραμένουν isolated. Έτσι η agency μπορεί να κλιμακώνει: περισσότερα sites, ίδια υποδομή, καθαρό ownership ανά tenant.
Client Portal: η καθημερινή λειτουργία
Το Client Portal είναι φτιαγμένο για τις ομάδες των πελατών (client admin / agent). Δεν χρειάζονται να μπαίνουν σε technical panel: βλέπουν εισερχόμενες συνομιλίες, τελευταίο μήνυμα, κατάσταση AI, και μπορούν να κάνουν takeover ή να απαντήσουν χειροκίνητα.
Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι το AI δουλεύει 24/7, αλλά η επιχείρηση κρατά τον έλεγχο όταν η συζήτηση γίνεται commercial, ευαίσθητη ή απλά μπερδεμένη.
Embeddable Widget Στο Website
Το widget εγκαθίσταται με ένα script tag και public widget key. Φορτώνει public config από το backend, ξεκινά conversation, στέλνει μηνύματα, συλλέγει leads και ενημερώνεται για human replies μέσω polling, χωρίς να έχει ποτέ πρόσβαση σε OpenAI/Pinecone keys.
Υποστηρίζει branded εμπειρία, quick-start prompts, lead form και waiting-for-human state όταν η συνομιλία περνά στην ομάδα.
Τι βλέπει ο επισκέπτης
- Άμεσο chat στο site, με προτάσεις ερωτήσεων για γρήγορη έναρξη.
- Απαντήσεις βασισμένες στο knowledge base του συγκεκριμένου project.
- Δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων (lead capture) όταν χρειάζεται follow-up.
- Ομαλή μετάβαση σε άνθρωπο όταν το AI δεν επαρκεί ή ζητηθεί.
Αρχιτεκτονική & Data Flow
Η πλατφόρμα χτίστηκε ως monorepo (pnpm + Turborepo) με Next.js dashboards, Vite widget bundle και Firebase Functions v2. Όλη η AI λογική τρέχει στο backend: το widget και τα dashboards δεν μιλάνε ποτέ απευθείας με OpenAI ή Pinecone.
- Ο operator δημιουργεί client + project και ορίζει allowed domains / branding / AI settings.
- Ανεβάζει ή επικολλά knowledge sources (κείμενο, PDF, DOCX). Το backend κάνει parse, chunk, embed και index στο Pinecone namespace του project.
- Το website φορτώνει το widget με public key. Κάθε μήνυμα περνά από public Functions με domain checks, conversation tokens και rate limits.
- Το AI απαντά με retrieval πάνω στο project knowledge. Transcripts, leads και usage γράφονται στο Firestore.
- Η ομάδα του πελάτη παρακολουθεί live στο portal και μπορεί να κάνει takeover / resume AI.
Ασφάλεια & Multi-tenancy
Role-based access
Internal roles (super/admin/staff) και client roles (admin/agent) με scope ανά clientId και projectIds. Privileged writes μόνο μέσω callable Functions.
Public widget isolation
Το widget key είναι public, αλλά το backend ελέγχει allowed domains, conversation token hash και rate limits. Δεν εκτίθενται provider credentials.
Tenant-safe data model
Project/client IDs σε operational records, collection-group queries με isolation, και Pinecone namespaces ανά project.
Shared backend, not shared chaos
Ένα Functions backend για όλους τους tenants, χωρίς ξεχωριστό deploy ανά πελάτη, με project-specific behavior από Firestore config.
Tech Stack
- Frontend: Next.js + TypeScript + Tailwind (Agency Control & Client Portal)
- Widget: React + TypeScript + Vite (IIFE embed bundle)
- Backend: Firebase Auth, Firestore, Storage, Hosting, Cloud Functions v2
- AI: OpenAI (chat + embeddings) · Pinecone (vector retrieval)
- Monorepo: pnpm workspaces + Turborepo, shared packages για types, UI, auth και chat-core
Γιατί Ξεχωρίζει
Το ChatBotManager δεν είναι “ένα chatbot για ένα site”. Είναι operational platform για να πουλάει και να τρέχει AI support σε κλίμακα: onboarding σε λεπτά, knowledge pipeline, live ops, human handoff και μετρήσιμη χρήση.
Για agencies και productized AI services, αυτό σημαίνει λιγότερο custom work ανά πελάτη, καθαρότερο support workflow και πιο σταθερή ποιότητα εξυπηρέτησης στα websites των πελατών.